Aujourd’hui, nous avons le plaisir d’interviewer Yoann Briant, VP – Risk, Compliance, Internal Control chez SlimPay, pour explorer en profondeur le processus KYC et KYB qui sont au cœur de nos opérations de paiement. Au fil de cette entrevue, nous plongerons dans les coulisses de ces processus cruciaux, découvrant comment nous parvenons à maintenir une parfaite connaissance de nos clients tout en garantissant la conformité réglementaire et en renforçant la confiance mutuelle.
1. Qu’est ce que le KYC et KYB ? Peux-tu nous donner une définition ?
SlimPay opérant en B2B, nous privilégions la notion de KYB (Know Your Business) davantage que celle de KYC (Know Your Customer) qui s’applique plutôt à la connaissance d’une clientèle de personnes physiques. En quelques mots, la démarche dite de KYB vise à assurer à SlimPay, une parfaite connaissance de ses clients, une compréhension forte des sociétés avec qui nous allons contractualiser et mener des affaires.
Lors des vérifications dites KYB, nous cherchons à identifier formellement la société qui utilisera nos services, ses représentants légaux, ainsi que ses bénéficiaires effectifs, c’est-à-dire les personnes physiques tirant profit de l’activité de l’entreprise.
Cette notion de bénéficiaire effectif est d’ailleurs légale. Il s’agit de toute personne physique détenant plus de 25% du capital de la société ou ayant un pouvoir décisionnel significatif.
Ces éléments sont cruciaux pour SlimPay : ils nous permettent de savoir qui bénéficiera des opérations traitées par SlimPay.
La mise en œuvre du KYB vise à établir une compréhension approfondie de nos partenaires commerciaux et à instaurer une confiance mutuelle entre SlimPay et le marchand.
Cette confiance est particulièrement cruciale dans notre domaine : celui des services de paiement, au regard de la nature des opérations que nous sommes amenés à traiter et des montants, les volumes de paiement, que nous traitons chaque année.
Nous devons notamment nous assurer que l’activité commerciale de la contrepartie est légitime et conforme aux réglementations applicables, à des fins de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) notamment.
Nous mettons donc ces vérifications en œuvre, à la fois par nécessité opérationnelle, mais aussi du fait de nos obligations réglementaires relatives à la connaissance client et à la LCB-FT.
Cette dualité d’objectifs, enjeu opérationnel et obligations réglementaires, nous oblige à la plus grande rigueur dans la réalisation de nos vérifications et de nos analyses.
Depuis quand existe la réglementation sur les processus KYC / KYB ?
Les premiers textes réglementaires structurants remontent aux années 90, ciblant essentiellement les institutions financières.
Depuis, les obligations à mettre en œuvre et leur contrôle par les autorités idoines n’ont cessé d’être renforcées et étoffées. L’objectif poursuivit par les autorités à travers la LCB-FT étant notamment la stabilité financière et l’assainissement des flux financiers.
On retrouve désormais des obligations en matière de LCB-FT qui s’appliquent à différents types d’acteurs, et pas uniquement des institutions financières, et à différentes professions : avocats, notaires, agents immobiliers, etc.
Pour ce qui est des acteurs des services financiers, les textes nationaux ont été progressivement actualisés, pour tenir compte de l’évolution des activités, des pratiques et des enjeux, et ont été complétés par des directives européennes notamment, transposées ensuite en droit français.
Ce sont notamment les dernières directives européennes qui sont venues préciser l’obligation d’identification des bénéficiaires effectifs.
Chez SlimPay, en tant qu’établissement de paiement agréé par l’ACPR, l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution, le superviseur bancaire français pour faire simple, nous sommes tenus de nous conformer à ces différentes obligations, et c’est notamment dans ce cadre que nous mettons en oeuvre nos vérifications dites KYB.
Nous avons notamment des textes clés qui précisent nos obligations :
– les lignes directrices conjointes ACPR et Tracfin ;
– l’arrêté du 6 janvier 2021 relatif au contrôle interne en matière de LCB-FT ;
– et autres textes complémentaires : directives, orientations, positions ACPR, etc.
En synthèse, qu’il s’agisse d’un prospect en passe de devenir nouveau client, ou d’une relation établie et durable, le processus KYC / KYB est essentiel, et il répond à des exigences rigoureuses dans un domaine extrêmement réglementé. Il peut par ailleurs présenter un certain niveau de complexité dans sa mise en œuvre.
2. Comment fonctionne le processus de KYC chez SlimPay ?
Je commencerai par souligner un point qui est essentiel : on ne transige pas sur les vérifications KYB !
Pourquoi ce point ? C’est que chez SlimPay, l’étape du KYB est essentielle et recouvre à la fois les vérifications qui relèvent davantage de sujets liés à la conformité, mais aussi une analyse des risques qui va au-delà des stricts points réglementaires ou de forme.
Ceci étant dit, nous sommes aussi conscients que l’étape du KYC intervient très rapidement dans la relation que développent nos équipes avec un prospect.
Notre équipe KYB est bien souvent le second interlocuteur avec qui va interagir un prospect lors de sa phase d’intégration, afin de constituer son dossier. Il est donc essentiel pour nous de lui offrir la meilleure expérience possible : on prend donc en considération la notion de “user expérience”.
Pour ce faire, nous nous appuyons sur une plateforme accessible par nos prospects et clients, dédiée aux démarches KYB, sur laquelle nous avons défini des “parcours clients” que l’on a voulu les plus simples et fluides possibles, tout en assurant la stricte conformité réglementaire de nos analyses.
Je commencerai par souligner un point qui est essentiel : on ne transige pas sur les vérifications KYB !
Le processus KYB est d’ailleurs construit de telle manière qu’il doit accompagner les discussions menées par nos équipes commerciales, permettant ainsi de collecter les informations utiles au bon moment.
Cette approche nous permet de proposer un parcours KYB que l’on veut le plus transparent, agile et “indolore” pour nos futurs clients.
La première étape du KYB consiste ainsi à identifier les contreparties avec lesquelles nous sommes en discussion, ainsi que les rôles et les responsabilités de nos contacts, avant de procéder à la vérification des ces informations.
Puis nous poursuivons avec le reste de nos analyses. Ces dernières visant tout particulièrement à évaluer les risques liés à une relation d’affaires, à prévenir le risque de fraude ou encore tout risque de blanchiment de capitaux.
D’ailleurs, dès lors qu’un doute subsiste ou qu’une incohérence est relevée, nous approfondissons nos vérifications afin de lever tout soupçon le cas échéant. Nous pouvons également statuer sur le fait que SlimPay ne s’engagera pas vis à vis du prospect.
Combien de temps dure généralement le processus KYB chez SlimPay ?
Ce point est important, car il impacte aussi la satisfaction du client. Je dirais que nous mettons le temps qu’il faut pour assurer la qualité de nos analyses et vérifications. Mais bien entendu, nous avons à cœur de réduire au maximum le délai lié à l’étape KYB.
Ce délai est d’ailleurs principalement tributaire de la réactivité du marchand. Lorsque le marchand est prompt, le processus peut être rapide. La complexité du dossier peut bien entendu également impacter le délai de l’analyse, notamment en fonction de la structure du groupe, de la forme juridique, de son activité, etc.
Pour une structure simple, à réception de l’ensemble des informations et des documents justificatifs, nous sommes en mesure de mener nos contrôles et de statuer dans un délai de 24h à 48h.
Sur la totalité de notre portefeuille, je dirais que le délai moyen est compris entre 5 et 8 jours ouvrés.
Est-ce que le processus KYB interfère avec l’onboarding ?
Si la question est entendue dans le sens de “perturbe l’onboarding”, alors mon avis est que non.
Au contraire, tel que je l’indiquais, nous avons conçu notre processus d’onboarding pour qu’il soit intégré et qu’il accompagne la phase de discussions commerciales notamment.
En cela, l’étape KYB peut justement servir à nourrir les échanges, notamment en ce qui concerne la bonne compréhension de l’activité du client, ce qui permet de discuter du parcours client et de l’intégration des services de paiement dans ce parcours chez le marchand, de l’adéquation de tel ou tel service, voire d’être force de proposition, de la part de nos équipes commerciales, sur la configuration du parcours clients et sur les use cases que propose le marchand.
Au-delà de ça, un marchand convaincu par notre solution est prêt à collaborer, indépendamment du processus KYB nécessaire.
Il faut d’ailleurs souligner que cette démarche KYB est obligatoire chez tout prestataire de services de paiement (PSP) sérieux.
Elle permet d’ailleurs d’ajuster le dispositif de maîtrise des risques au plus près de la réalité du marchand, dans son intérêt notamment.
En clair, le KYB que nous faisons, les autres PSP sont censés le faire – et pour la majorité, ils le font. Donc, ce ne sera pas forcément plus rapide ailleurs.
Il faut toutefois concéder qu’une priorisation est parfois nécessaire, pour tenir compte des impératifs clients et finaliser un onboarding par rapport à des impératifs métiers chez nos clients.
Mais encore une fois, la qualité de nos analyses n’est pas ajustée, nous travaillons alors par priorisation et allocation de ressources en priorité sur tel ou tel dossier.
Quelle est notre différence sur le KYB versus nos concurrents ?
Chez SlimPay, l’un des aspects distinctifs par rapport à nos concurrents réside certainement dans l’interface mise à disposition. La plateforme que j’évoquais précédemment et qui permet de renseigner les informations demandées et de joindre les documents justificatifs attendus.
Une différence notable concerne également la temporalité de la demande de documents.
Nous requérons les documents plutôt rapidement dans le cadre du processus KYB, ce qui nous permet de statuer rapidement sur une relation d’affaires, contrairement à certains PSP qui semblent ouvrir un compte rapidement mais n’autorisent son fonctionnement qu’après la collecte des documents.
Dans ce cas de figure d’ailleurs, si la mise en production apparaît rapide, le compte demeure inutilisable tant que tous les documents ne sont pas transmis, et il demeure le risque d’un refus final basé sur l’analyse des documents.
Cela constitue une différence avec SlimPay : lorsque le compte est ouvert, il peut fonctionner immédiatement, et c’est ce qui me semble essentiel pour nos marchands : pouvoir exécuter des transactions et disposer des fonds rapidement.
Sur ce point, je pense que notre approche est efficace.
3. Au travers du KYB, peux-tu nous expliquer comment fonctionne la gestion du risque chez SlimPay ?
En tant qu’établissement de paiement, et comme tout établissement financier, la gestion du risque est clé chez SlimPay.
Le KYB est un dispositif qui concourt à la maîtrise des risques. En la matière, il s’agit pour SlimPay, de trouver le bon équilibre entre objectifs de développement, croissance et maîtrise de son exposition au risque, avec les incidences que cela produit.
Depuis toujours, SlimPay est clairement dans une phase de développement, avec une croissance soutenue et continue.
D’un point de vue KYB, notre objectif est d’accompagner cette tendance, de la soutenir via l’excellence opérationnelle de notre organisation au sein de l’équipe KYB, tout en assurant notre fonction réglementaire et notre rôle en matière de maîtrise des risques.
Pour faire simple, nous pourrions accepter n’importe quel prospect, et chercher de la croissance à tout prix. Mais ce n’est clairement pas notre approche, et ce n’est d’ailleurs pas soutenable à terme, compte tenu du risque de fraude, de blanchiment de capitaux, etc. auquel nous nous exposerions.
Et donc, nous nous appuyons sur des procédures internes qui nous permettent de sélectionner les relations d’affaires avec lesquelles nous sommes prêts à travailler.
Le processus KYB joue alors un rôle crucial en garantissant l’adéquation entre les profils des prospects qui nous sont présentés et la stratégie SlimPay, notamment en matière de risque.
L’étape KYB permet de questionner la pertinence d’une relation d’affaires avec un prospect ou une relation établie par rapport aux objectifs de l’établissement. Autrement dit : la relation sera-t-elle bénéfique ou bien les risques associés sont-ils trop importants ?
Dans le cas où le risque semble excessif, nous prenons la décision de ne pas poursuivre les échanges commerciaux.
4. Revenons sur le concept de la confiance : comment les marchands peuvent-ils avoir confiance en nous ?
C’est une notion importante pour nous.
Le processus KYB constitue le fondement de la confiance que nous accordons aux prospects qui nous sont présentés par notre équipe commerciale.
Mais la confiance doit être réciproque, qui plus est quand il s’agit de transactions, d’opérations de paiement et de gestion de fonds.
Le caractère approfondi de nos procédures KYB vise aussi à protéger les marchands avec lesquels nous travaillons, notamment en alimentant nos dispositifs de prévention et de détection de la fraude.
Nous mettons en place des vérifications systématiques pour prévenir les risques et assurer la sécurité des fonds du marchand.
Cette démarche peut sembler complexe lors du KYC, car elle implique la collecte d’un certain nombre d’informations.
L’un de nos enjeux est d’ailleurs la sensibilisation continue de nos clients aux sujets de la fraude, qui évolue sans cesse et s’adapte progressivement aux organisations, intègre les outils d’intelligence artificielle, etc. mais peut aussi se présenter sous la forme la plus simple possible.
Nos vérifications KYB contribuent à mettre en place des “remparts” contre les tentatives de fraude notamment.
La démarche KYB peut donc parfois paraître lourde, mais sa finalité est claire : protéger la relation que nous établissons avec nos marchands, protéger ses fonds et construire de la confiance réciproque.
5. Peux-tu détailler les mises à jour du KYB pendant l’exécution des opérations du marchand ?
Absolument ! La mise à jour du dossier client est incontournable tant pour le marchand que pour SlimPay.
Du côté du marchand, il s’agit d’informer SlimPay de tout changement organisationnel, de modification du périmètre d’activité, ou des personnes autorisées ou non à intervenir sur le compte.
Les mouvements de personnel, les départs, les arrivées, les recrutements nécessitent une communication proactive pour éviter toute perturbation dans le traitement des demandes, et la mise à jour des dispositifs de prévention du risque.
C’est d’ailleurs de la responsabilité du marchand de nous informer de manière proactive des changements concernant les personnes déclarées auprès de SlimPay : celles pouvant intervenir sur les transactions et les comptes, les représentants légaux ou encore les bénéficiaires effectifs.
Pour SlimPay, ces mises à jour sont essentielles pour maintenir à jour notre connaissance client et ajuster nos analyses de risque.
La mise à jour est réalisée à fréquence régulière afin que l’information que nous avons soit pertinente.
Prenons un exemple.
Si un marchand qui opérait exclusivement en France souhaite étendre son activité en Pologne, cela peut représenter un changement significatif de son profil de risque.
Il nous est alors nécessaire d’ajuster notre dispositif de maîtrise des risques pour prendre en compte cette nouvelle exposition potentielle, et cela également au bénéfice du marchand.
Dans cet exemple, est-ce que notre gestion du risque sera visible dans la vie du marchand ?
Oui, nous sommes plutôt transparents avec nos clients sur l’approche de gestion des risques que nous mettons en œuvre.
Pour reprendre l’exemple précédent, le critère pays est pris en compte pour pondérer notre analyse de risque, et cela peut se traduire par des ajustements dans nos dispositifs dédiés.
Il est à noter que la gestion proactive du risque par SlimPay, en réponse aux changements détectés chez le marchand, peut entraîner des ajustements plus importants que si le marchand lui-même nous informe de ces changements, d’où mon invitation adressée à nos marchands à nous faire part de tout changement à leur initiative.
La confiance durable entre SlimPay et le marchand repose sur une communication fluide et proactive sur les évolutions de chaque côté.
6. Peux-tu parler de ton équipe ?
En ce qui concerne notre équipe, on peut souligner qu’elle est dédiée à ces opérations et composée de différents spécialistes.
Mais le point essentiel est que cette équipe opère de manière totalement indépendante des autres équipes.
Cela ne veut pas dire de manière autonome : l’équipe KYB est parfaitement intégrée et travaille de concert avec les autres acteurs de SlimPay, mais elle reste indépendante dans ses analyses et ses décisions.
Cela garantit la qualité de ses analyses et la pertinence de son travail.
Les règles sont strictement suivies, assurant une vigilance constante sur les risques, quels que soient les enjeux commerciaux sous-jacents.
Et pour finir, c’est surtout une équipe que chacun gagne à mieux connaître, aussi bien professionnellement qu’humainement.
